Enterprise Search: Unternehmensweite Suche
Suchen kostet Zeit und Geld. Unternehmen betrifft diese Tatsache besonders. Sie besitzen in der Regel eine Vielzahl von Dokumenten, Dateien und Daten. Diese werden von zahlreichen Mitarbeitern produziert, verwaltet und organisiert. Die Weiterverwendung all dieser unterschiedlichen Datei- und Dokumenttypen wird nahezu unmöglich und schnell geht die Übersichtlichkeit verloren. Die Suche nach relevanten Informationen beginnt und kann oft sehr langwierig werden.
Enterprise Search bezeichnet die unternehmensinterne Suche nach Informationen mithilfe einer auf Unternehmensansprüche angepassten Suchmaschine. Die Suche wird auf einem Suchindex durchgeführt, der interne Datenquellen beinhaltet. Eine Vorschau auf die gefundenen Ergebnisse hilft, die Relevanz der Treffer richtig einzuschätzen. Im Vergleich zu einer klassischen Suchmaschine ist eine Enterprise-Search-Lösung auf die Vielfalt des unternehmensinternen Informationsmanagements abgestimmt und berücksichtigt verschiedene Dokumente aus unterschiedlichen Datenquellen.
Einführung einer Enterprise-Search-Lösung
Außerdem bestehen sehr hohe Sicherheitseinstellungen. Um Informationen und Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen, müssen die Verantwortlichen ihre Datenquellen freigeben. Die Mitarbeiter in einem Unternehmen finden nur die Daten, auf die sie auch zugreifen dürfen. Dafür sorgt eine integrierte Rechteverwaltung. Einem Missbrauch von Daten wird somit vorgebeugt. Vorteilhaft ist auch die unterschiedliche Linkstruktur. Der Parameter „Anzahl Links auf ein Dokument“ hat keinen Einfluss auf das Ranking.
Bei der Einführung einer Enterprise-Search-Lösung sollten vier grundlegende Aspekte beachtet werden. Die Abdeckung klärt, dass möglichst viele Inhalte und Dokumentenformate mit der Software zu erfassen und zu analysieren sind. Die Zugriffskontrolle sichert die Benutzer- und Zugriffsrechte und wie diese zu handhaben sind. Damit das Suchen von Informationen einfach möglich ist wird die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt. Nicht zuletzt sind der Aufbau des Suchindexes und die Qualität der Suchergebnisse zu bewerten.
Die Entscheidung für eine professionelle Enterprise-Search-Lösung im Unternehmen hat nicht nur eine künftige strukturierte Arbeitsweise zum Vorteil, sondern vor allem die Konsolidierung und das Auffinden von Wissen in einem zentralen System.