Teil 2: Wie kann eine Organisation vom Portfolio Kanban profitieren?

28. Juni 2018
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Um das Portfolio Kanban erfolgreich einführen zu können, gibt es keine definierten Maßnahmen. Dennoch sollten sich Unternehmen vor der Einführung der Change Management Methode fragen: Wie sinnvoll ist das Portfolio Kanban für das Unternehmen und wie können alle Mitarbeiter mit dem Portfolio Kanban Board arbeiten und von ihm profitieren?

Das Portfolio Kanban soll den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens darstellen und einen schnellen Überblick über die Eigenschaften und Phasen aller Projekte ermöglichen. Das Portfolio Kanban dient hier vor allem als Kommunikationsmittel. Nachdem das MVP des Portfolio Kanbans bereits präsentiert und erstellt wurde, muss sich das „Great Wall“-Team, das sich aus verschiedenen kernpunkt-Mitarbeitern zusammensetzt, den erkannten Herausforderungen stellen – siehe Teil 1. Im ersten Sprint hat das Team somit gemerkt, dass es zu einigen Begriffen unterschiedliche Auffassungen und Verständnisse gibt. Das Ziel ist aber, dass die gesamte Organisation und die Mitarbeiter gleichermaßen mit dem Portfolio Kanban Board arbeiten und von ihm profitieren können. Um das MVP also weiterzuentwickeln, muss das „Great Wall“-Team als Nächstes ein gemeinsames Verständnis für das Portfolio Kanban entwickeln. Hierdurch soll die Gestaltung und Konzeption des Portfolios für die gesamte Organisation erleichtert und ganzheitlich verständlich gemacht werden.

Business Value - mehr als eine harte Kennzahl

Zu Beginn des nächsten Sprints wurden im Zuge des Plannings die erkannten Herausforderungen in neue Stories umgewandelt und als Sprintziele definiert. In erster Linie liegt der Fokus des Sprints auf dem gemeinsamen Verständnis des Business Values, der auf dem Portfolio Kanban befindlichen Initiativen. Dabei ist es dem „Great Wall“-Team besonders wichtig, dass es sich bei der Kategorisierung des Business Values, nicht nur um wirtschaftliche und finanzielle Faktoren handelt, sondern auch weitere Kriterien berücksichtigt werden.  Ein umsatzstarkes Projekt reicht demnach für einen hohen Business Value alleine nicht aus. Auch Entwicklungspotenziale, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, strategische Überlegungen und der zu verwendende Technologiestack sind bei der Definition und Einordnung der Initiativen bzgl. des Business Values zu berücksichtigen.

Durch die Schätztechnik „Team Estimation Game“, eine Methode in agilen Organisationen, konnte die große Menge an Initiativen im Kontext Business Value eingeordnet werden. Denn das Abwägen und Schätzen im Team schafft ein gemeinsames Verständnis des Wertes. Außerdem können durch diese Methode sehr viele Initiativen bzw. Stories in einer kurzen Zeit geschätzt werden. Das macht das Ganze besonders effektiv. Die geschätzten Items wurden an einem Estimation Board dargestellt und sollen die Grundlage für das spätere Planning Poker (eine weitere Methode) bilden.

Wo kommt jetzt Initiative her?

Bereits im ersten Sprint zur Entwicklung eines funktionalen Portfolio Kanbans stellte sich das Team die Frage, wie Objekte oder Items, die auf dem Board visualisiert werden sollen, zu benennen wären. Zwar ist die Benennung der Items je nach Phase – bspw. in der Umsetzungsphase sind es „Projekte“ – für die jeweilige Phase richtig, doch galt es ein einheitliches Wording für alle Phasen zu ermitteln. Dadurch kann die Organisation  in der Kommunikation über die Objekte und Items lean bleiben und muss diese nach Wechsel von der Allokationsspalte in die Umsetzungsspalte nicht umbenennen. Zudem erinnert der Begriff „Projekt“ an starre Projektpläne und vor allem Wasserfall-Projekte. Auch der Begriff Produkt hängt mit dem Projektergebnis zusammen und wird aus Vertriebsseite ebenfalls mit wasserfallartigen Projekten verbunden. Um Missverständnisse und Unklarheiten für die Mitglieder der Organisation zu vermeiden, hat sich das Team im Rahmen einer weiteren Brainstorming-Session auf den Begriff Initiative committet.

estimation board

Abteilungsübergreifende Abstimmung für ein erfolgreiches Portfolio Kanban

Um auf die Bedürfnisse und Gedanken der Organisation einzugehen, müssen alle Mitglieder in den Gestaltungsprozess des Portfolio Kanbans einbezogen werden. Das „Great Wall“-Team geht zunächst auf die unterschiedlichsten Fachbereiche und Abteilungen zu und setzt sich aktiv mit den verschiedenen Aktivitäten und Vorgänge der Fachbereiche und deren mögliche Darstellung auf dem Portfolio auseinander. Nach Rücksprachen mit den verschiedenen Abteilungen, wie zum Beispiel mit dem Marketing, gilt es im nächsten Schritt das MVP mit den neuen Erkenntnissen weiterzuentwickeln, sodass die Mitglieder der Organisation mit dem Kanban Board arbeiten und davon profitieren können.