Hilfe, das (Social) Intranet überflutet die Mitarbeiter mit Informationen

12. Januar 2018
1180 Views
Comments are off for this post

Ein Intranet hält alle erdenklichen Informationen für Mitarbeiter bereit. Doch nicht jeder Mitarbeiter braucht alle Inhalte: Oft ist nur ein Teil relevant. Wenn also das Intranet und besonders die Startseite durch Module und wenig relevante Daten viel zu überladen sind, wird die Arbeit mit ihm kaum erleichtert. Die Folge: Es wird einfach nicht genutzt. Damit der Aufwand, die passenden Inhalte zu sichten, nicht zu riesig wird, gibt es ein paar Lösungen.

Ein Social Intranet ist genau dazu da, personalisiert und interaktiv den Arbeitsalltag zu unterstützen. Doch wie ein traditionelles, starres Intranet kann es ebenso überfordern. Sei es durch Massen an Inhalten, die nun von jedem eingepflegt werden können, oder auch durch zu volle Activity Streams: Zu viele Quellen sorgen bei den Mitarbeitern dafür, dass sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Sie verpassen die wirklich wichtigen Infos oder rufen das Intranet erst gar nicht mehr auf. Aufräumen und individuelle Ansichten sind angesagt!

Die persönliche Startseite als Wegweiser

Die Startseite sollte die Informationen anzeigen, die für Mitarbeiter wirklich relevant und aktuell sind. Da die Oberfläche eines Intranets bei heutigen Software-Lösungen meistens individuell konfiguriert werden kann, sollten Startseitenmodule und Widgets aufgeräumt und gekürzt werden. Die Idee: Die Startseite muss wie ein Dashboard das Notwendige übersichtlich darstellen und eine schnelle Navigation in die unterschiedlichsten Bereiche ermöglichen. Dazu gehört zum Beispiel eine Übersicht über die letzten eigenen Aktivitäten, vielleicht Teaser maximal der letzten drei Newsbeiträge, oder die Möglichkeit, schnell auf die persönlichen Favoriten zuzugreifen.

Personalisierung ist dabei wichtig, um das Intranet den individuellen Bedürfnissen anzupassen. Wenn gewisse technische Voraussetzungen stimmen, gibt es eine Reihe von Personalisierungs- und Filtermechanismen, die über die persönlichen Favoriten hinausgehen. Jedes Unternehmen sollte zunächst aber analysieren, wo sich die Informationsbedürfnisse unterscheiden und was daher angepasst werden könnte. Vielleicht passt sich die Startseite einer vordefinierten Rolle eines Mitarbeiters an?

Die Optik macht`s

Abgesehen von individualisierten Startseiten und Filtern kann auch schon eine rein optische Anpassung helfen. Es wird unterschätzt, dass schon ein übersichtlicheres Layout Wunder wirkt. Nicht nur das Bereitstellen einer sonst oft fehlenden Hauptnavigationsleiste kann bereits für die nötige Ordnungsstruktur sorgen. Beispielsweise lassen auch Freiflächen das Intranet aufgeräumter erscheinen und machen ein Erfassen damit leichter. Intranets sind in ihren Standardeinstellungen zwar meistens nicht allzu übersichtlich anzusehen, doch ein neues Intranet-Design kann schon mit kleinen Maßnahmen umgesetzt werden.

Mehr als nur Aufräumen

Dass ein moderner, digitaler Arbeitsplatz personalisiert und aufgeräumt sein muss, steht also außer Frage. In wieweit, bleibt jedem Unternehmen natürlich selbst überlassen. Es wird dadurch aber sichergestellt, dass das „Herausfiltern“ der relevanten Infos für die Mitarbeiter einfacher ist, und sie nicht überfordert vor dem Intranet zurückschrecken. Durch eine bessere UX und mehr Relevanz kann effektiver und mit Freude gearbeitet werden, sodass das Intranet auch wirklich genutzt wird. Aufräum-Maßnahmen dürfen jedoch nicht nur eine einmalige Aktion bleiben: Ein Social Intranet muss regelmäßig optimiert und überdacht werden, denn die Informationsmenge steigt stetig an.

Sie kennen die Möglichkeiten der Personalisierung in Ihrem Intranet nicht? Oder brauchen Unterstützung bei der Umsetzung?

Kontaktieren Sie uns unverbindlich:

Kennen Sie schon unser Intranet-Optimierungs-Paket?

Mit kleinen Verbesserungen Schritt für Schritt zum Ziel.