Ihr Intranet ist ein organisch gewachsenes Durcheinander?

16. Mai 2018
161 Views
Comments are off for this post

Wie Sie die Weiterentwicklung sinnvoll vorantreiben können

Viele kennen die Situation: Das Intranet ist unübersichtlich und wenig nutzerfreundlich.

  • Es hat eine tiefe und teilweise unverständliche Navigationsstruktur, 
  • die Startseite ist überladen und dadurch schwer erfassbar, 
  • Contentseiten sehen extrem unterschiedlich aus, 
  • jede Abteilung und jedes Team stellt Informationen gänzlich unterschiedlicher Granularität bereit,
  • Inhalte doppeln sich an vielen Stellen, ohne dass klar ist, welche nun aktuell und gültig sind.

Häufige Ursache für diesen Zustand: Die Plattform ist über die Jahre organisch gewachsen, ohne dass es klare und dauerhafte Verantwortlichkeiten und Regeln gab. So haben viele Beteiligte im Laufe der Zeit ihre Vorstellungen und Anforderungen abgebildet, was zu einem unübersichtlichen Ergebnis geführt hat. Für die Mitarbeiter ist ein solches Intranet jedoch wenig hilfreich und wird kaum als valide Quelle anerkannt. Es ist nicht auf ihren Bedarf abgestimmt, sondern von den Wünschen einzelner Stakeholder geprägt. Wie aber kann man aus dieser Situation heraus das Intranet sinnvoll weiterentwickeln?

Tipp: Intranet Governance sinnvoll definieren

Ein wichtiger Schritt ist, zunächst die so genannte Intranet Governance klar zu definieren. Damit ist gemeint, die Rollen, Verantwortlichkeiten, Rechte und Regeln für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Intranets klar zu benennen. Darunter fallen z. B. folgende Aspekte:

  • Wer bzw. welches Gremium hat die Entscheidungshoheit für Änderungen oder Neuerungen am Intranet? Wer bestimmt die Strategie?
  • Welche Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es (inhaltlich, funktional, finanziell) für Aufbau, Pflege, Monitoring, Technik usw. für einzelne Inhaltsbereiche und Workspaces?
  • Welche Kriterien gelten für die Platzierung von Inhalten auf der Startseite?
  • Wie lange ist ein Inhalt „gültig“, bevor er in einen Review muss oder archiviert wird?
  • Wann wird ein virtuelles Workspace archiviert oder deaktiviert? Welche Kriterien gelten dafür?

Insbesondere für die Rollen und Verantwortlichkeiten lässt sich das gewählte Governance-Modell je nach Zielen und Funktionen des Intranets individuell anpassen. Bei einem stark auf soziale Vernetzung und Kollaboration ausgerichteten Intranet hat sich beispielsweise eine eher lockere Governance bewährt, um möglichst wenig Nutzungshürden aufzubauen. Für Top-Down-Content werden häufig etwas strengere Definitionen gewählt. Insgesamt ist es ratsam, die Governance mit den Beteiligten gemeinsam zu erarbeiten oder ein vorgeschlagenes Modell mindestens offen zu diskutieren, da am Ende alle im Unternehmen die Regelungen mittragen müssen.

Governance als Leitfaden

Sind die genannten Aspekte der Governance klar definiert, haben die verantwortlichen Personen eine Handhabe, um verkrustete Strukturen aufzubrechen und beispielsweise bestehende Startseiten oder Inhalte aufzuräumen. Es kann eine Strategie verabschiedet werden, an der die Änderung und Weiterentwicklung des Intranets orientiert wird, und auf die sich Intranet-Verantwortliche bei Stakeholder-Anfragen berufen können. So können Wünsche auch mal abgelehnt werden, wenn sie keinen ausreichenden Mehrwert für die Nutzer bringen würden. Dadurch wird eine stärkere Fokussierung des Intranets auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens erreicht.

Haben Sie Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Definition Ihrer Intranet-Governance?

Kontaktieren Sie uns unverbindlich:

Kennen Sie schon unser Intranet-Optimierungs-Paket?

Mit kleinen Verbesserungen Schritt für Schritt zum Ziel.