Was tun gegen veraltete Inhalte im Intranet?

15. Dezember 2017
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Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Wird mit falschen, veralteten Informationen gearbeitet, kann dies negative Folgen haben, weil z.B. ein Prozess nicht korrekt durchgeführt oder nicht der richtige Ansprechpartner gefunden wird. Und doch schaffen es Unternehmen oft nicht, die Inhalte aktuell zu halten. Mitarbeiter wissen nicht, was gültig ist und somit als relevante Quelle genutzt werden kann, oder welcher Inhalt dringend mal aufgefrischt werden sollten. Doch wie kann sichergestellt werden, dass die Inhalte des Intranets stets up-to-date sind?

Status-Check durch Content-Audit

Zunächst mal hilft es, einen Status quo der verfügbaren Inhalte zu bekommen. Dafür eignet sich ein so genanntes Content Audit. Dabei wird geprüft, welche Inhalte noch relevant sind, welche gelöscht werden können oder welche durch aktuellere ausgetauscht werden sollten. So können sich Verantwortliche einen Überblick über den Stand des Intranets verschaffen und genau bestimmen, wo Aktualisierungsbedarf besteht. Mit entsprechenden Vorlagen ist ein solches Audit gut handhabbar. Gleichzeitig ermöglichen Content Audits, Inhalte bei Bedarf in eine neue Struktur zu ordnen, die die Auffindbarkeit für die Mitarbeiter erleichtert. So ist direkt auch eine verbesserte User Experience des Intranets geschaffen.

Den Status sichtbar machen

Ein Content Audit kann wie gesagt dazu beitragen, seine bestehenden Inhalte genau zu überprüfen und zu kennen. Doch was ist mit Intranetseiten, die gerade erst erstellt oder aktualisiert werden? Auch hier sollten Mitarbeiter direkt erkennen können, welche Inhalte noch bearbeitet werden und welche final für Sie zur Verfügung stehen. Eine Statusanzeige auf den Intranetseiten einzuführen, kann die nötige Einsicht bringen. Die verschiedenen Zustände, zum Beispiel „Gültig“, „In Bearbeitung“ oder „Review nötig“, können am Kopf jeder Content-Seite sichtbar gemacht werden. So können Mitarbeiter auf einen Blick sehen, ob sie sich auf den Inhalt verlassen und diesen als valide Quelle verwenden können.

Abbildung: Beispielhafte Statusdarstellung eines Contents

Content mit begrenzter Haltbarkeit

Um grundsätzlich zu verhindern, dass Inhalte veralten und nicht mehr gültig sind, ist die Einführung eines Content-Lifecycle-Managements empfehlenswert. Hierbei wird jede Inhaltsseite mit einer Lebensdauer versehen, an deren Ende ein Verantwortlicher durch ein Review entscheiden muss, ob der Inhalt noch aktuell ist. Setzt er den Status nicht wieder auf „gültig“, wird die Seite automatisch archiviert. Dadurch werden Aktualisierungen oder das Aussortieren von Inhalten sozusagen automatisiert bzw. systemseitig angestoßen und der Content bleibt stets valide.

Fazit

Veraltete Inhalte sind oft eine Schwierigkeit im Intranet. Denn sie können Verwirrung stiften und zu Missverständnissen führen, wenn sie von Mitarbeitern als aktueller Content behandelt werden. Mit einigen Maßnahmen, wie einem Status-Check, der Einführung einer Statusanzeige oder einem Content-Lifecycle-Management lässt sich jedoch Abhilfe schaffen. Die so geschaffene Aktualität des Intranets macht es zur erfolgreichen Business-Anwendung, da es immer als relevante und zuverlässige Quelle wahrgenommen wird. Es wird zur „Single Source of Truth“ und macht es überflüssig, mit weiterem Aufwand noch andere Quellen zu durchsuchen, um an benötigte Informationen zu gelangen.

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