Datenanalyse im Controlling: Mit Informationen und Daten immer zu Diensten stehen

8. März 2016
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Das Kerngeschäft eines Controllers besteht darin, Prozesse und Aufgaben eines Unternehmens zu steuern. Täglich verbringt er viel Zeit damit, Finanzdaten und Kennzahlen so aufzubereiten, dass sie seinem CFO informierend und entscheidungsunterstützend helfen. Da diese Reports unmittelbar Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit und strategische Ausrichtung eines Unternehmens haben, sollten sie auf einen Blick Antworten auf Fragen zu verschiedenen Betrachtungsebenen ermöglichen – genau wie Tableau es macht.

Ein guter CFO will immer über alle Abläufe des Unternehmens auf dem Laufenden sein. Das operative Geschäft muss auf Wirtschaftlichkeit und Rentabilität geprüft, die Liquidität und das Budget des Unternehmens verwaltet werden. Auch den Markt will er im Blick haben, um jederzeit die strategische Ausrichtung des Unternehmens an veränderte Bedingungen anpassen zu können. Das Controlling, das all diese Planungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben steuert, sieht sich dementsprechend bei seinen Reportings vor besondere Herausforderungen gestellt.

Um diese bewältigen zu können, benötigt ein Controller das passende Werkzeug. Weil viele in der Branche für ihre Reports Microsoft Excel nutzen, bietet sich Tableau als sinnvolle Ergänzung hierzu an. Es verbindet alle Datentöpfe miteinander – trotz heterogener Datenstruktur und Schnittstellen – und greift außerdem auf Live-Daten zu. Anders als Excel ermöglicht es so einen zeitnahen Bericht und eine direkte Beurteilung der aktuellen Geschäftslage.

Auch bietet Tableau den Vorzug, einen Report so anschaulich visualisieren zu können, dass selbst Nicht-Finanz-Experten die dargestellten Ergebnisse verstehen. Berechnungen in Diagrammen erstellen und Geodaten visualisieren zu können, macht jede Präsentation eines Controlling-Reports zum Erfolg. Und mehr noch: Es lädt auch zum Ausprobieren ein. Das heißt im Sinne einer explorativen Datenanalyse auch bisher nicht in Zusammenhang gebrachte Daten so miteinander zu verknüpfen, dass neue Erkenntnisse gewonnen werden können.

Beispiel-Visualisierung

Wie schnell erhält der Kunde seine Lieferung?

Die Live-Visualisierung zeigt wie lange es dauert, bis ein Kunde eine Lieferung erhält. Sie vergleicht diese Zahlen mit den kundenspezifischen Umsatzzahlen und priorisiert die Ergebnisse nach Dringlichkeit.

Zur Live-Demo

Mit nur einem Mausklick verschafft sich ein Controller einen Überblick über die Pipeline und die Situation des Vertriebs. KPIs müssen beispielsweise nicht aufwendig abgefragt werden. Tableau macht das einfach automatisch. Müssen Daten „on the fly“ modifiziert werden, verwendet der Controller einfach die intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche.

Vielseitige Aufgabenbereiche erfordern vorausschauendes Handeln

Um die fünf großen Aufgabenbereiche des Controllings – Planung, Information und Dienstleistung, Steuerung, Koordination und Rationalitätssicherung – mit Tableau abbilden und unterstützen zu können, ist zu allererst Um- und Weitsicht gefragt. Zusammen mit der obersten Führungsetage führt ein Controller die Teilziele der einzelnen Fachbereiche zu einem ganzheitlichen Unternehmensziel zusammen. Dieses ist die Basis für die Budgetierung, in der Maßnahmen und Ressourcen zur Zielerreichung festgelegt werden.

Mit Tableau hat der Controller hierfür ein besonders wirksames Hilfsmittel zur Hand: Denn problemlos lassen sich mit ihm aktuelle Planzahlen mit historischen Werten kombinieren – selbst, wenn deren Datenquellen wie üblich unterschiedliche Datenformate haben. Der Controller kann entscheiden, ob Veränderungen der Kennzahlen auf kurzfristige Marktsituationen oder langfristige Trends zurückzuführen sind. Schnell zu setzende Filter- und Drill-Down-Funktionen ermöglichen ihm sowohl das große Ganze als auch einzelne Unternehmensbereiche jederzeit abbilden zu können.

Die zentrale Aufgabe des Controllers ist die des Informations- und Datendienstleisters. So organisiert er bereichsübergreifend das Berichtswesen und baut dieses zu einem umfassenden Management-Informationssystem aus. Betriebswirtschaftlich relevante Informationen, wie zum Gewinn, zur Rentabilität oder zu Deckungsbeiträgen müssen regelmäßig und in strukturierter bzw. komprimierter Form an Entscheider übermittelt werden. Denn sie sind, wie erwähnt, ausschlaggebend für die Überwachung der Wirtschaftlichkeit und für die Beurteilung der Geschäftsentwicklung.

Tableau zieht sich z. B. Daten aus der Finanz- und Betriebsbuchhaltung und erstellt aus diesen eine Ist-Wert-Analyse. Diese wiederum kann mit vorgegebenen Planungszielen abgeglichen werden und in ein benutzerfreundliches Management-Dashboard einfließen. Dem Controller ist nicht nur eine transparente Darstellung der Kennzahlen – und damit der erreichten Unternehmensziele – möglich, sondern auch eine aussagekräftige Überprüfung des Geschäftsverlaufs zu jedem denkbaren Zeitpunkt.

Werden Abweichungen des Geschäftsverlaufs ermittelt, kann der Controller diesen entgegenwirken, indem er datengestützt untermauert auf das Verhalten und das Rollenverständnis des Managements Einfluss nimmt. Vor allem aber die vorausschauenden „Was-wäre-wenn“-Analysen von Tableau sind ein wichtiges Controlling-Instrument. Sie ermöglichen Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und unerwünschte Entwicklungen zu vermeiden.

Controller nehmen als Entscheidungsbereiter in Unternehmen eine existenzielle Rolle ein. Sie brauchen daher entsprechendes Werkzeug, um komplexe Zusammenhänge selbst im Blick zu behalten und bei Bedarf mit (visuellen) Argumenten zu überzeugen.

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