Moderne Online-Redaktion: Redaktionsplanung mit JIRA, Confluence und Trello

19. Oktober 2017
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Um die redaktionellen Tätigkeiten rund um die eigenen Online-Aktivitäten zu planen sind Geduld, Ausdauer und Aufgeschlossenheit gefragt. Es gibt aber einen Lichtblick: Komplexe Redaktionsabläufe lassen sich sehr gut mit neuen Technologien unterstützen. Doch diese müssen erst in die Unternehmensabläufe integriert und erlernt werden. Am Ende jedoch lohnt sich der Aufwand.

Erfolgreiche Redaktionsprozesse sind abhängig von einer genauen Themen-, Redaktions- und Produktionsplanung. Sie sind die Basis der Online-Redaktion, man könnte auch sagen: das Herz. Natürlich unterstützen klassische Tools wie Word und Excel viele Prozesse, jedoch sind sie nicht flexibel oder agil, sie lassen sich in Hinblick auf Versionierung nur umständlich pflegen und optisch sind sie nicht unbedingt ein Hingucker. Wer es lieber modern und praktisch mag, sollte sich die Tools des Software-Herstellers Atlassian einmal näher ansehen. Und dabei vielleicht alte Seh- und Nutzungsgewohnheiten ablegen.

Die lebendige Online-Redaktion

Erst einmal muss sich ein Online-Redakteur vor Augen halten, dass Redaktionsplanung eben auch Projektmanagement ist. Nun braucht nicht jeder Redakteur gleich eine Zusatzausbildung als Projektmanager absolvieren. Allerdings nutzen ihm einige Arbeitsmethoden und -werkzeuge deutlich bei seiner täglichen Arbeit. Themen, Termine und Verantwortlichkeiten sollten in einer lebendigen Online-Redaktion detailliert geplant und gesteuert sein. Lebendig ist eine Online-Redaktion genau dann, wenn

ein Redaktionsteam besteht,
dieses regelmäßig und innovativ an Content-Themen arbeitet,
sie publiziert sowie
kontrolliert und optimiert.

Dies geschieht auf Basis einer ausgefeilten Content-Strategie, die neben Zielen, Zielgruppen und Tonalität gleichwohl Wert auf eine markante Corporate Language legt. Redaktionsprozesse und Verantwortlichkeiten werden hier genauso festgelegt wie Storytelling-Vorgaben und Rechtschreibregeln.

Projektmanagement in der Online-Redaktion

Um alle diese Themen unter einen Hut zu bekommen muss neben einer stringenten Themenplanung ebenso festgelegt sein, wer was wann bis zu welchem Zeitpunkt zu tun hat. Jedes redaktionelle Thema muss als Projekt erkannt werden. Es wird initiiert, läuft über einen bestimmten Zeitraum hinweg, jemand ist dafür zuständig und zu einem festgelegten Zeitpunkt ist es abgeschlossen. Wer seine redaktionellen Tätigkeiten derart professionalisieren möchte, sollte sich das Projektmanagement-Tool JIRA der Firma Atlassian ansehen.

Redaktionelles Arbeiten mit JIRA

Bei JIRA handelt es sich um ein ticketbasiertes Projektmanagement-Werkzeug. Klingt erst einmal kryptisch, ist in der Sache aber sehr einfach. Projekte können angelegt und darunter Aufgaben, so genannte Tickets, erstellt werden. Diese Tickets werden den zuständigen Personen zugewiesen. Sie können in sogenannte Sprints verteilt werden. Ein Sprint ist ein konkreter Zeitraum (z.B. Kalenderwoche), innerhalb dessen die Tickets (Aufgaben) abgearbeitet sein sollen. Auch Freigabeprozesse können hier gesteuert werden. Der Status jedes Tickets kann geändert werden in beispielsweise „In Bearbeitung“, „In Abnahme“ oder „Freigabe“.

Ein redaktionelles Szenario könnte so aussehen: Ein leitender Redakteur plant verschiedene redaktionelle Themen in den Kalenderwochen 41 und 42. Demensprechend erstellt er in Jira einen Sprint. Der Redakteur möchte in diesem Zeitraum zwei Magazin-Artikel auf der Unternehmenswebsite veröffentlichen sowie einen Blog-Beitrag, einige Facebook-Posts und er plant eine Produktvorstellung inklusive Erstellung einer neuen Shop-Seite.

Im Folgenden erstellt er also einen Sprint für die Kalenderwochen 41 und 42. Innerhalb des Sprints formuliert er für jedes Format, das er veröffentlichen möchte, eine Aufgabe (Ticket). Hier kann er sehr genau auflisten, welche Inhalte zum Beispiel sein Artikel haben soll, welche Bilder benötigt werden, welche Keywords verwendet werden sollen, und wer diese Aufgaben erledigen soll. Jeder Bearbeiter des Tickets kann Kommentare oder Dateien hinzufügen, den Status ändern oder sogar die verwendete Arbeitszeit darauf verbuchen. Die Tickets finden übersichtlich gesammelt Platz in der Sprint-Übersicht oder im sogenannten Backlog.

Redaktionelles Arbeiten mit Confluence

Sollen die verschiedenen Sprints und Aufgaben etwas schicker und vielleicht auch klassischer als kalendarischer Überblick gestaltet werden, kann dies über den digitalen Arbeitsplatz Confluence geschehen. Insbesondere dann, wenn dieses Tool bereits zur kollaborativen Redaktionsarbeit eingesetzt wird, ist die Verknüpfung mit Jira durchaus empfehlenswert.

Zum einen können in Confluence Artikel erstellt und bearbeitet werden. Auch die gesamte Content-Strategie kann hier beispielweise in Form eines Wikis hinterlegt werden. Zum anderen kann aber auch das gesamte Redaktionsteam samt Verantwortlichkeiten visualisiert werden. Es kann ein Redaktionsplan erstellt und individuell angepasst werden. Außerdem können in diesen die in Jira erstellten Tickets integriert werden, so dass jede Aufgabe per Klick geöffnet und bearbeitet werden kann.

Redaktionelles Arbeiten mit Trello

Wenn ein Redaktionsplan besonders wichtig ist und mit einem großen, vielleicht auch internationalem, Team zusammengearbeitet werden soll, kann Trello eine gute Lösung sein. Es ist nicht nur besonders umfangreich in seinen Funktionen angelegt, sondern darüber hinaus optisch sehr ansprechend. Auch bei Trello handelt es sich um einen Atlassian-Ableger.

Trello ist, einfach gesprochen, eine große Pinnwand, auf die Notizkärtchen gepinnt werden. Die Kärtchen lassen sich genau wie die Tickets in Jira beschriften, es lassen sich Verantwortlichkeiten zuordnen und Freigabeprozesse organisieren.

Welches Redaktions-Tool ist das richtige?

Letztlich hängt die Entscheidung für ein oder mehrere redaktionelle Projektmanagement-Werkzeuge immer vom individuellen Redaktionsvorhaben ab. Wie viele Menschen arbeiten in der Online-Redaktion? Wie aufgeschlossen sind diese gegenüber neuen Technologien? Wie rigide müssen oder sollen Freigabeprozesse sein? Wie intensiv sind die redaktionellen Tätigkeiten? Und welches Budget steht zur Verfügung? Diese und mehr Fragen lassen sich immer nur individuell besprechen und klären. Sicher ist aber, dass Content Marketing von professionellen Redaktionsprozessen profitiert.

JIRA:
Redaktionsprojekte einfach steuern

Mit JIRA haben Unternehmen alles im Blick. Hier planen, verwalten und verfolgen Teams ihre Projekte und Workflows. Wie ein Projekt oder der Arbeitsweg aussieht kann individuell definiert werden und auch Verantwortlichkeiten können festgelegt und automatisiert gesteuert werden.

Confluence:
Gemeinsam Inhalte schaffen

Content-Kollaboration ist mit Confluence kein Buzz-Word mehr. Entscheidende Arbeitsinhalte befinden sich zentral an einem Ort und können leicht gefunden werden. Inhalte werden hier dokumentiert, erstellt, aktualisiert und diskutiert.

Trello:
Content-Themen planen und verwalten

Trello hilft dabei, Themen zu erledigen und organisiert zu bleiben. Auf den sogenannten Boards entsteht mit Hilfe von Karten ein Projektüberblick, der sich anpassen und steuern lässt. Projekte lassen sich im Team bearbeiten und diskutieren.

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