Die Macht einer Teilen-Funktion im Intranet

7. März 2017
706 Views
Comments are off for this post

Dieser Beitrag erschien am 30.01.2017 zuerst auf social-intranet.net.

Das Ziel eines erhöhten Austauschs unter den Mitarbeitern in Intranets ist für Unternehmen schon seit längerem keine Neuigkeit mehr. Das “Social Intranet” ist erwünscht. Das Gute: Austausch unter Mitarbeitern kann einfacher gefördert werden, als gedacht. Erstaunlicherweise wird aber ein einfaches Feature, das dazu beiträgt und aus sozialen Medien durchaus bekannt ist, auf unternehmensinternen Plattformen oft noch wenig genutzt – manchmal gar nicht erst angeboten: die “Teilen”-Funktion. Zum einen sind Funktionsweise und Nutzen dieser Funktion noch immer nicht überall bekannt. Zum anderen wird das Teilen teilweise nur als “Gimmick” privater, sozialer Plattformen wie Facebook angesehen, das nichts mit dem Arbeitskontext zu tun hat. Worin also liegt der Nutzen einer Teilen-Funktion im Intranet?

Wissen einfach und besser verbreiten

Zunächst einmal ist diese Funktion eine ganz einfache Möglichkeit, Kollegen auf relevante Informationen aufmerksam zu machen. Findet ein Mitarbeiter etwas Interessantes (dies kann eine Inhaltsseite, eine Datei oder auch eine Konversation sein), kann er seinen Arbeitskollegen über einen einfachen Klick auf den Teilen-Button signalisieren: Dies könnte auch für dich interessant sein. Dann wird Personen, die einem im internen Unternehmensnetzwerk folgen, eine entsprechende Empfehlung eingeblendet.

Autor: Marian Möhren

Marian Möhren

Marian Möhren leitet bei kernpunkt den Geschäftsbereich „Digital Workplaces“. Er ist Spezialist für Intranet-, Collaboration- und Digital-Workplace-Projekte und betreut dazu nationale und internationale Kunden.

Beispiel: Da eine Kollegin einen Blogbeitrag über die Einführung eines neuen Analytics-Tools aus dem Intranet-Workspace der IT-Abteilung “geteilt” hatte, erfuhr ein Kollege eines anderen Standorts über die daraus resultierende Empfehlung auf seiner Intranet-Startseite davon. Da er für sein eigenes Projekt gerade nach solch einem Tool suchte, meldete er sich beim Autor des Blogbeitrags und konnte in seinem Projekt das Tool als Pilotnutzer testen. Ohne die geteilte Information der Kollegin hätte er vermutlich gar nicht von der Einführung des Tools erfahren.

Über die Teilen-Funktion lässt sich also Wissen, das ansonsten oft unbemerkt bleibt, auf sehr einfache Art weiter verbreiten. Zudem ist es für Mitarbeiter angenehm, Empfehlungen von Kollegen zu bekommen. Diese werden in der Regel als sehr relevant wahrgenommen und stärken außerdem die sozialen Beziehungen.

Je nach Ausprägung des Teilen-Features können auch gezielt Kollegen oder Gruppen ausgewählt werden, denen die Information “mitgeteilt” werden soll (ähnlich dem so genannten “@-mentioning”). Dies ist wertvoll, wenn z.B. Mitglieder eines Teams aktiv auf einen neuen Arbeitsstand hingewiesen werden sollen, ohne dafür eine E-Mail schreiben zu müssen.

Einfacher Einstieg in die Nutzung sozialer Features

Die äußerst leichte Bedienung der Teilen-Funktion macht sie auch zum einfachen “Einstieg” in soziale Features, gerade für Mitarbeiter, die die Nutzung sozialer Plattformen noch nicht so gewohnt sind. Die Nutzungshürde ist prinzipiell sehr gering, da mit ein, zwei Klicks Empfehlungen “versendet” werden können, ohne dass etwas eingetippt, umständlich eine URL in eine E-Mail kopiert oder gar ein Beitrag verfasst werden müsste. Auch inhaltlich ist die Nutzung der Funktion relativ “risikolos”, da in den meisten Fällen auf Informationen hingewiesen wird, die andere erstellt haben. Insgesamt werden die Nutzung sozialer Features und damit auch die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter gestärkt.

Was ist die Motivation des Einzelnen, Dinge zu teilen?

Die Nutzung der Teilen-Funktion hilft einem Mitarbeiter, seine unternehmensinterne Reputation und ein hilfreiches Kollegen-Netzwerk aufzubauen. Weist man andere im richtigen Maß auf relevante Informationen hin, wird man immer mehr als hilfreicher Wissensträger mit einer offenen und positiven Einstellung wahrgenommen. Aus persönlicher Sicht wird man zum einen davon profitieren, wenn man selbst einmal über sein Netzwerk nach Informationen sucht, zum anderen stärkt es die eigene Position und Bekanntheit im Unternehmen, was hinsichtlich der Karriere vorteilhaft sein kann. Aus Unternehmenssicht ist die bessere Verbreitung von Wissen natürlich generell zu begrüßen, da sie prinzipiell die Mitarbeiter besser und effizienter macht.

Fazit

Die Teilen-Funktion im Intranet ist ein kleines, einfaches aber wirkungsvolles Feature, um Wissen in Unternehmen besser zu verbreiten. Gleichzeitig stärkt es die “digitalen Fähigkeiten” der Mitarbeiter. Sollten Sie also noch keine Teilen-Funktion in Ihrem Intranet haben: Einbauen! Sollte die Funktion bereits vorhanden sein (verschiedene Intranet-Systeme haben sie auf die eine oder andere Weise bereits “out of the box” eingebaut): Die Nutzung bewerben! Es lohnt sich.