Im Interview: Strategiechef Jan Eickmann über Erfolgsfaktoren von Intranet-Umsetzungen

27. Juli 2015
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„Moderne Intranets brauchen eine passende Unternehmenskultur.“

Bei kernpunkt ist er verantwortlich für Strategie und Konzept von Intranet-Projekten. Im Interview erklärt uns Jan Eickmann die Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung.

Jan, was sind für dich die größten Herausforderungen bei der Umsetzung von Intranet-Projekten?

Jan Eickmann: Zurzeit fragen auch traditionelle Unternehmen nach den neuen Einsatzmöglichkeiten moderner Intranets. Aber ein dialog- und netzwerkorientiertes „Social Intranet“ funktioniert mit hierarchischen Kommunikationsmodellen schwerlich.

Ein modernes Intranet ist eben nicht losgelöst von der Unternehmenskultur zu sehen. Des Weiteren ist es oftmals schwierig mit der großen Anzahl an Beteiligten zu einem guten Ergebnis zu kommen. Bei Webseiten ist nur das Marketing, der Vertrieb und die Unternehmenskommunikation, eventuell noch die Personalabteilung oder Investor Relations, beteiligt. Bei Intranet-Projekten nimmt durchaus mal ein Querschnitt des gesamten Unternehmens teil.

Wer sollte denn erfahrungsgemäß mit am Tisch sitzen?

Jan Eickmann: Nicht zu viele und nicht zu wenige! Die Herausforderung liegt darin, alle Themen abzudecken und auf Dauer mit einem überschaubaren und handlungsfähigen Projektteam zu arbeiten. Meist wird ein Intranet-Projekt entweder seitens der Unternehmenskommunikation oder der IT initiiert. Diese beiden Gruppen sollten unbedingt am Tisch sitzen.

Wichtig ist es, die späteren Nutzer des neuen Intranets mitwirken zu lassen. Dabei ist es notwendig auf deren Anforderungen einzugehen und nicht nur die Management-Brille aufzuhaben. Häufig ist es sinnvoll einen Vertreter der Personalabteilung zu involvieren, weil auch Arbeitsprozesse im Intranet abgebildet werden müssen. Bei internationalen Intranets ist immer die Mitwirkung eines Vertreters des jeweiligen Standorts notwendig.

Der Blick von außen ist häufig ein anderer als der des Nutzers in der Unternehmenszentrale. Ob der internationale Vertreter bei Terminen, Videokonferenzen oder telefonischen Abstimmungen präsent sein muss, ist je nach Notwendigkeit im Projektverlauf zu entscheiden.

Wie lange braucht es vom Briefing bis zum Launch
eines Intranet-Projekts in der Regel?

Jan Eickmann: Die Dauer eines Projektes ist abhängig vom Umfang. Die Spanne reicht hier von wenigen Monaten für Plattformen, die neue Dialogmöglichkeiten bieten, bis hin zur Umsetzung digitaler Arbeitsplätze. Diese Projekte können bis zu zwei Jahre dauern. Wichtig ist es hierbei in sinnvollen Phasen zu denken, um frühzeitig Ergebnisse vorzuzeigen und erste Erfahrungen zu sammeln.

Viel Fingerspitzengefühl ist bei der Abwägung der unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer an das neue Intranet gefragt. Man muss entscheiden, inwieweit und wann bestimmte Optimierungswünsche im Projekt einfließen können, damit sie auch umgesetzt werden können. Denn aus einem Wunsch kann schnell ein großer Aufwand für andere Abteilungen oder Personen werden.

Ähnlich wie bei Webseiten ist ein Intranet-Projekt nie wirklich abgeschlossen. Für ein erfolgreiches Intranet braucht es kontinuierliche Betreuung auf kommunikativer, inhaltlicher aber auch technischer Ebene. Continuous Relaunch ist also auch hier angesagt.

Über Jan Eickmann:

Jan Eickmann ist seit 2007 bei kernpunkt angestellt. Als Leiter Strategie verantwortet der Dipl. Wirtschaftsinformatiker und CEMS Master in International Management die Bereiche Konzeption, Kreation, Redaktion und Frontend- Entwicklung bei kernpunkt.

In 12 Jahren Erfahrung mit Internet- und Intranet Projekten arbeitete er u.a. für die Kunden koelnmesse, Fraba, Basler AG, Payback oder Flughafen Köln/Bonn.

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