Wie ein modernes Intranet Kosten senkt und Mitarbeiter zufrieden macht

6. August 2015
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Intranet- und Mitarbeiterportale verkommen in vielen Unternehmen zur Ablage veralteter Dokumente und irrelevanter Informationen. Dabei können moderne Intranets maßgeblich dazu beitragen, Strukturen und Prozesse effizienter zu gestalten. Das verbessert die interne Kommunikation und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Doch wie?

Unser Leben ist digitalisiert. Wir nutzen das Internet um Einkäufe zu erledigen, uns mit Freunden zu verabreden oder Laufdistanzen mit anderen online zu vergleichen. Die Nutzung digitaler Medien im privaten Umfeld ist für uns selbstverständlich, intuitiv und unkompliziert. Auch im Job wünschen wir uns eine effizientere Zusammenarbeit und Kommunikation, fernab starrer Dienstwege und einer Top-Down-Kommunikation.

Moderne Intranet- und Mitarbeiterportale können idealerweise zur Verbesserung dessen beitragen, doch sie müssen sich funktionell und visuell mit den etablierten Platzhirschen des Internets messen. Facebook, Google, Amazon und Co. prägen unsere Vorstellung von idealen Sucheingaben- und Ergebnissen oder intuitiver Gestaltung bzw. Benutzerführung. Intranet-Portale treten im Büroalltag demnach in große Fußstapfen. Gleichwohl ist die Anforderungsliste eine perfekte Grundlage für die eigene Intranet-Konzeption. Warum das Rad neu erfinden?

Das Intranet als Instrument des Kulturwandels

Die eigentliche Herausforderung ist eine Andere. Intranet- und Mitarbeiterportale sind die Spiegelbilder der Unternehmenskultur. Sie können sicherlich zur Verbesserung der Kommunikation beitragen, aber sie erschaffen keine neue Kultur des Zusammenarbeitens.

„Intranets erschaffen keine neue Unternehmenskultur. Sie kann sie verbessern.“

Intranet-Verantwortliche müssen sich insofern die Frage stellen, ob eine entsprechende Unternehmenskultur gegeben ist. Wird die Belegschaft regelmäßig über wichtige Entscheidungen und Neuigkeiten informiert? Hat sie gar Mitspracherecht? Gibt es einen abteilungsübergreifenden Austausch über Wissen und Informationen? Wie agiert das Management bei Kritik, fördert es den offenen Dialog mit der Mitarbeiterschaft? Denn was bringt die beste Team-Chat-Funktion, wenn sie aus Angst vor Häme oder Kritik niemand nutzen möchte.

Überwindet das Unternehmen jedoch starre Dienstwege, hin zu einer geschäfts- und prozessrelevanten Kommunikationskultur, dann kann eine hervorragende Einsatzmöglichkeit für das Intranet geschaffen werden. So können sich die Mitarbeiter in einem modernen Intranet miteinander vernetzen, ihre Expertise und Erfahrungen teilen oder Ideen offen diskutieren. Statt am Telefon, per E-Mail oder in ineffizienten Meetings erfolgt der zielgerichtete Informations- und Wissensaustausch in virtuellen Arbeitsräumen. Sinnvolle Funktionen unterstützen zudem eine zügige Fortsetzung des Arbeitsprozesses. Beispielsweise kann das System Neuigkeiten aus dem gemeinsamen Kanal direkt auf das Smartphone pushen. Die Mitarbeiter bleiben somit auch von unterwegs immer auf dem Laufenden.

Die Optimierung von Workflows hält demnach erhebliche Kosteneinsparungen bereit. Die Voraussetzung dafür ist eine tiefgehende Analyse von Arbeitsprozessen und Tätigkeitsstrukturen der Mitarbeiter. Erst nach der Identifikation einzelner Arbeitspakete und Schnittstellen kann auch bestimmt werden, welche Rollen das Intranet zu erfüllen hat.

Zufriedene Mitarbeiter binden

Doch eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit bietet weitaus mehr als nur betriebswirtschaftliche Vorteile. Die Mitarbeiter vernetzen sich abteilungsübergreifend, beteiligen sich mit ihren Beiträgen in Blogs, Wikis und Foren oder nehmen an Diskussionen und Ideenrunden teil. Sie fühlen sich dadurch mehr wertgeschätzt und mit dem neuen Community-Gedanken erhöht sich zugleich die Verbundenheit zum Unternehmen.

Für ein Management, das den transparenten Dialog befördert, ergeben sich neue Möglichkeiten. Die Offenheit im Umgang mit Ideen und Innovationen sorgt für mehr Akzeptanz in der Belegschaft und bringt Verbesserungsvorschläge hervor, die im kleinen Führungskreis nicht bedacht wurden. Eine Unternehmenskultur dieser Form erfordert jedoch einen Führungsstil des aktiven Zuhörens und wertschätzenden Interagierens auf Augenhöhe.

Moderne Intranet- und Mitarbeiterportale können also sinnvoll im Arbeitsalltag eingesetzt werden. Allerdings muss die Relevanz konkret und praxisnah anhand der Erfordernisse im Unternehmen herausgearbeitet werden. Entscheidend für den Erfolg der neuen Plattform ist folglich nicht die Technologie. Die Unternehmenskultur, die Art und Weise der Zusammenarbeit und Kommunikation entscheidet über einen erfolgreichen Einsatz des Portals im Alltag.

Kostenloser Download: Die 10 Erfolgsfaktoren moderner Intranet- und Mitarbeiterportale

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