Wie Sie Teamsites oder Social Intranets
zum Laufen bringen

15. November 2017
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Sie hatten doch an alles gedacht. Die neue Plattform war für alle Mitarbeiter verfügbar, stellte viele nützliche Funktionen bereit und war außerdem noch gut bedienbar. Dennoch wurden die „Social“-Funktionen nach einigen Monaten immer noch kaum genutzt. Das Projektteam war enttäuscht und auch etwas ratlos. Die Erkenntnis, dass digitaler Austausch und digitale Kollaboration im Unternehmen keine Selbstläufer sind und Projekte nach dem Motto „Provide the platform and they will come“ nicht einfach so zum Erfolg führen, kann mitunter hart sein.

Damit digitaler Austausch funktioniert, muss für Ihr Social Intranet eine vernünftige User Experience (das ist z.B. bei „alten“ SharePoint 2010 Teamsites meistens nicht der Fall) vorausgesetzt werden. Darüber hinaus gibt es aber verschiedene, einfacher umzusetzende Möglichkeiten, um die sinnvolle und häufige Nutzung Ihrer Plattform voranzutreiben:

Pilotgruppen

Es gibt immer Gruppen in Unternehmen, die aufgrund ihres Jobtyps oder ihrer Organisationsform einen hohen Bedarf an digitaler Zusammenarbeit haben, z.B. Projektteams oder Wissensarbeiter. Wenn Sie zu Beginn solche Gruppen identifizieren und als Piloten mit der Plattform arbeiten lassen, wird dies bereits ein gewisses Maß an Nutzung mit sich bringen. Dies hat wiederum einen positiven Effekt auf die weitere Verbreitung im Unternehmen, und Stück für Stück kann ein Social Intranet so aus der Pilotphase in den unternehmensweiten Regelbetrieb ausgebaut werden.

Multiplikatoren

Menschen, die einem Social Intranet positiv gegenüberstehen, gibt es in jeder Firma. Bringen Sie zu Beginn genau solche Interessenten auf die Plattform, anstatt viel Energie für die Überzeugung der Neinsager zu verbrauchen. Kollegen, die dem internen Social Networking und generell digitalerem Denken und Arbeiten positiv gegenüberstehen, haben oft auch eine gewisse Strahlkraft und können als Multiplikatoren andere mit der Nutzung eines Social Intranets „anstecken“. Auch Führungskräfte sind in dieser Hinsicht aufgrund ihrer Vorbildfunktion wichtige Alliierte, wenn sie die Plattform aktiv nutzen.

Kommunikationsmaßnahmen

Vielen Mitarbeitern sind auch einfach die Vorteile „sozialer“ Plattformen im Arbeitskontext nicht bewusst. Oder sie sind sich unsicher über die genauen Mechanismen sozialer Funktionen, obwohl sie sie bereits aus ihren Social Networks im privaten Umfeld kennen. Die Antwort auf die Frage, was man persönlich von der Nutzung hat, muss beantwortet werden. Dabei können verschiedene Kommunikationsmaßnahmen erfahrungsgemäß sehr helfen, z.B. einfache Erklärvideos, Kurzvorträge oder kleine Erklär-Slots, bei denen man sich mit Mitarbeitern wirklich hinsetzt und sie angeleitet die Plattform und verschiedene Funktionen „anfassen“ und ausprobieren lässt.

Insgesamt lässt sich die sinnvolle Nutzung von Social Intranets also auf verschiedene Art und Weise vorantreiben. Man erzielt eine messbar höhere Nutzung, eine bessere Vernetzung der Mitarbeiter und mehr digitale Zusammenarbeit, was wiederum das Unternehmen effizienter, offener und agiler macht.

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