Was das Marketing aus der Softwareentwicklung lernen kann

30. Mai 2017
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Mehr Effizienz in der Teamorganisation

Marketing-Projekte zu managen ist viel Arbeit. Auch im Marketing haben Projekte wie Content Erstellung und Kreation einen eigenen Lebenszyklus. Sie sind kein Ein-Mann/Frau-Job, beinhalten mehrstufige Arbeitsschritte und vereinen verschiedene Abteilungen. Trotzdem unterscheiden sich die tatsächlichen Workflows im Arbeitsalltag stark von denen aus anderen Abteilungen wie etwa der Softwareentwicklung. Doch warum geben sich Marketing-Abteilungen trotz komplexer Projekte mit undurchsichtigen und anstrengenden Arbeitsprozessen zufrieden?

Wie Workflows im Marketing oft aussehen:

  • Es gibt einen Startpunkt: Eine Idee, einen Auftrag, ein Ziel – meistens mit Deadline
  • Meilensteine werden in Excel oder auf einer Pinnwand festgehalten, die oftmals nur Wenige „auf dem Schirm“ haben
  • Emails werden verfasst und Meetings stehen für fachspezifischen Input an
  • Nachhaken und hinterherlaufen, damit der Input auch wirklich kommt
  • Ein erster Entwurf entsteht
  • Eine E-Mail-Flut folgt auf die Bitte nach Korrekturen und Freigaben: weitere Anmerkungen, mehrere Word-Dokumente von Version 1 bis Version 7 werden angelegt – Das Einhalten der Deadline wackelt
  • Es bereitet Mühe, den Überblick zu behalten und die Zuständigkeiten zu verfolgen: Wer arbeitet gerade noch an einer weiteren Version?
  • Dann heißt es: Alles zusammentragen und auf in die nächste Abnahmerunde, die wie die erste aussehen kann

Dazu wird das Marketing „Team“ immer größer. Verantwortliche warten nicht nur auf fachlichen Input aus einer Abteilung. Sie arbeiten zum Beispiel auch mit der Grafikabteilung zusammen, um die passenden Illustrationen zu erhalten. Nicht selten stehen sie dann vor der Frage: Wo hat die Grafik die Dateien noch gleich abgelegt? Habe ich Zugriff auf die Ordner? Auch die SEO Mannschaft wirft einen Blick auf die Texte und beschließt, dass noch etwas optimiert werden kann. Auf Input muss also gewartet werden. Es ist nicht klar, wer gerade an welcher Aufgabe sitzt – und vor allem: Wie weit ist der Zuständige eigentlich? Müssen wieder Emails folgen oder auch ein Anruf, um den Status zu erfahren? Vielleicht wird dann niemand erreicht. Und es heißt warten, um später zu erfahren, dass doch alles schon längst für die weitere Bearbeitung fertig war.

Bessere Kollaboration und mehr Transparenz

Wenn Sie diese Abläufe in etwa bei Ihnen wiedererkennen, sollten Sie sich jetzt sagen: Das verändern wir! Denn auch andere Abteilungen haben es geschafft, Workflows zu optimieren. Mithilfe geeigneter Tools hat so beispielsweise auch die Software-Entwicklung Arbeitsschritte und Zusammenarbeit digitalisiert und verbessert, regelrecht den Hype um „agile“ Arbeitsmethoden mit beeinflusst. In diesem Bereich und bei der Unterstützung von IT-Prozessen ist Atlassian JIRA als Projektmanagement-Tool nicht mehr wegzudenken. JIRA ist daher allgemein eher als Entwickler-Werkzeug bekannt. Was viele Verantwortliche aber nicht wissen: JIRA ist nicht nur für Entwickler gedacht, sondern kann auch von der Marketing Abteilung gewinnbringend genutzt werden – und auch leichter und schneller eingesetzt werden, als es das Marketing vielleicht denkt. Inbesondere in der Kombination mit Confluence als Collaborations- und Wissensmanagement-Plattform lassen sich Arbeits- und Kommunikationsprozesse im Marketing sehr gut digitalisieren. Wie sehen die Arbeitsschritte dann aus?

  • Eine Aufgabe ist offen
  • In Bearbeitung: Wer gerade bearbeitet und auch wie lange schon, kann direkt eingesehen werden; Wer die Zuweisung als Bearbeiter bekommt, wird automatisch benachrichtigt
  • Benötigte Grafiken oder anderer Input kann mit an die Aufgabe/das Ticket gehangen werden: Kein langes Suchen von Dateien
  • Ein Entwurf entsteht zentral im Digital Workplace, zum Beispiel in Confluence: Dort wird über Kommentare und @-mentions direkt bearbeitet und Feedback erteilt – alles an einem Ort
  • Der fertige Entwurf kann im Ticket in JIRA zur Abnahme direkt weitergeleitet werden: Auch hier werden Verantwortliche automatisch benachrichtigt
  • Entweder es muss noch mal bearbeitet werden, sodass der Status wieder auf „In Bearbeitung“ wechselt, oder aber, es ist fertig

Mithilfe von JIRA können Sie Marketing-Projekte sinnvoll organisieren, managen und damit effektiv in Teams zusammenarbeiten. JIRA ermöglicht es, Abstimmungsprozesse digital durchzuführen und schafft damit eine umfassende Übersicht über Ihre Projekte und Deadlines. Was der Status ist und bei welchem Zuständigen die Aufgabe gerade liegt, kann in wenigen Sekunden in einem eigenen Dashboard eingesehen werden.

Aber ich weiß gar nicht, was 'Backlog' bedeutet!

Neue Systeme und auch unbekannte Fachausdrücke wie „Scrum“ oder „Backlog“ scheinen oft eine Hürde zu sein. Aber lassen Sie sich davon nicht in die Irre führen: Jedes Team kann Arbeitsschritte und Begriffe für sich definieren. Im Endeffekt ist JIRA für das Marketing eine große to-Do-Liste, die ins Detail effektiv strukturiert, geordnet und individuell angepasst werden kann. Ein persönliches Dashboard ermöglicht eine konkrete Ansicht der Aufgaben im Team: Was ist der Status? Wer bearbeitet das „Issue“? Und welche Aufgaben wurden mir selbst eigentlich zugewiesen? Dem Marketing ermöglicht so eine Transparenz dazu zum einen Rechenschaft über die anfallenden Aufgaben, und zum anderen auch allgemein mehr Überblick: Wenn gewünscht, kann jeder im Unternehmen das Marketing Board einsehen und Projekte verfolgen – Ganz ohne Emails schreiben und Zeit in Anspruch nehmen zu müssen, wenn etwa die Frage im Raum steht, ob das Projekt schon „In Abnahme“ ist.

Unser kernpunkt Marketing Board

Was ist „Offen“ oder schon „In Abnahme“? Und wer bearbeitet es eigentlich? Per Drag und Drop können die verschiedenen Aufgaben einfach verschoben werden.