Checkliste: Brauchen Sie ein PIM-System für Ihr E-Commerce?

23. Juni 2016
1051 Views
Comments are off for this post

Diese Frage ist für die meisten Unternehmen nicht leicht zu beantworten. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei. Mit dem Fragenkatalog können Sie konkrete Einsatzbereiche eines Product Information Management-Systems im E-Commerce ausloten und mehr über die sinnvolle Anwendung und den größtmöglichen Nutzen eines PIM erfahren.

Was ist ein Product Information Management (PIM) System?

PIM-Systeme bündeln die Produktdaten zentral und stellen sie einheitlich über alle Standorte, Abteilungen und Kanäle eines Unternehmens hinweg bereit. In der Datenbank des PIM können Produktinformationen medienneutral hinterlegt werden, so dass sie, einmal eingegeben, jederzeit angereichert und in verschiedensten Darstellungsformen ausgegeben werden können – unabhängig von Technologien in unterschiedlichen Medien oder Vertriebskanälen.

Haben Sie mehr als einen Verkaufskanal?

Ein einzelner Onlineshop mit einer überschaubaren Anzahl von Artikeln erfordert noch nicht zwingend die Einführung eines PIM-Systems. Da PIM erst im Zuge einer Multi-Channel-Strategie in seiner Effizienz voll zum Tragen kommt, sind Sie bei einer Ein-Vertriebskanal-Ausrichtung oftmals auch schon gut beraten, ein Shopsystem mit einer integrierten PIM-Komponente zu verwenden. Sobald Sie jedoch mehrere Kanäle mit ihren Produktdaten bespielen wollen wie beispielsweise Printkataloge, Marketing-Materialien, Apps oder in Systemen des stationären Handels, reichen die Möglichkeiten von integrierten PIM-Komponenten nicht mehr aus. Häufig kommt es dann dazu, dass die Daten in mehreren Systemen bearbeitet werden. Man spricht hier von einer doppelten Datenhaltung. Content mehrfach zu produzieren, ist allein schon aus Kostensicht nicht sinnvoll. Der Einsatz eines PIM wäre in dem Fall angebracht.

Werden Mediendaten in unterschiedlichen Ausgabeformaten benötigt?

Bei nur einem Verkaufskanal reicht meist auch ein einfaches Ausgabeformat. Ein Beispiel: Für die Erstellung eines Katalogs liegen dessen Texte direkt im Layoutprogramm, dessen Bilder im CMYK-Format vor. Kommen weitere Kanäle, wie beispielsweise ein Online-Shop hinzu, müssen die Formate der Produktdaten ständig umgewandelt werden – die Bilder von CMYK in RGB, die Texte von Word ins Shop-Layout kopiert werden. Schon dieser Aufwand rechtfertigt eine medienneutrale Speicherung der Produktdaten, wie sie ein PIM-System gewährleistet. Denn Texte können in einer Datenbank gesammelt, Videos und Bilder in maximal konvertierbaren Formaten zentral gespeichert werden.

Laufen Produktinformationen aus verschiedenen Schnittstellen zusammen?

Wenn Produktinformationen aus unterschiedlichen Kanälen, wie beispielsweise dem Produktmanagement, Marketing, externen Agenturen oder dem Vertrieb erfasst, strukturiert und zur weiteren Nutzung in einem anderen Kanal bereitgestellt werden müssen, bietet PIM sich als konsolidierendes Zwischensystem an. Ein PIM an die zahlreichen Anforderungen der internen Systeme anzupassen, ist wegen seiner vielseitig verwendbaren Schnittstellen nämlich wesentlich einfacher, als ein Shopsystem so umzuprogrammieren, dass es aus den verschiedenen Quellen mit Produktinformationen gespeist werden kann. Eine Grundregel lautet: Je weniger Netzwerk-Infrastruktur vorhanden ist, desto weniger schwierig und teuer wird es, wenn ein System aus dem Netzwerk einmal verändert werden muss.

Benötigen Sie Produktdaten in mehr als einer Sprache und/oder bedienen Sie mehr als einen nationalen Markt?

Falls Sie eine oder beide Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist ein PIM für Sie sinnvoll. Mit jeder Sprache und jedem Markt können sich die Datenfelder verdoppeln, die gepflegt werden wollen. Dürfen beispielsweise bestimmte Produkte in manchen Ländern nicht verkauft werden oder werden diese Produkte in verschiedenen Ländern unter verschiedenen Namen geführt, entsteht schnell ein unüberschaubarer Mehraufwand. Und auch verschiedensprachige Redaktionen oder Übersetzungsdienstleister müssen koordiniert werden. Gerade bei diesen Anforderungen spielt ein ein PIM-System seine Stärken voll aus: in Sachen Pflege von Produktdaten und Koordination von Workflows bieten viele PIM-Systeme jede Menge Hilfsmittel.

Sind Ihre Mitarbeiter so stark in Workflows eingebunden, dass eine Optimierung von Prozessen eine  Erleichterung für das Personal wäre?

Doppelte Datenpflege bedeutet doppelte Arbeitszeit. Mitarbeiter, die nicht konsolidierte Produktinformationen in mehreren Systemen parallel pflegen müssen, sind unnötig viel gebunden. Ein ständiges Suchen nach Inhalten kostet nicht nur viel Zeit. Ein zentrales PIM-System spart für Sie auf ganzer Linie: Es verschlankt zeitintensive Redaktions- und Freigabeprozesse durch Automatismen. Durch automatisches Generieren von Katalogseiten, Umwandeln von Bildern und Versenden an weiterverarbeitende Dienstleister können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für andere Tätigkeiten nutzen.

Sollen verschiedene Abteilungen oder Personen unterschiedliche Zugriffs- bzw. Freigaberechte haben?

Je nach Größe eines Unternehmens und seines Produktportfolios sowie der Komplexität der Arbeitsprozesse können an der Bearbeitung von produktrelevanten Inhalten viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachabteilungen beteiligt sein. Produktentwickler, Texter, Marketingmanager und externe Dienstleister kommen zusammen, um jeweils ihren Teil zum Erfolg der Katalogerstellung beizutragen. Eine Excel-Tabelle, in der alle gleichzeitig arbeiten können, die über dies aber auch noch die Mitarbeiter mit hilfreichen Funktionalitäten unterstützten soll, stößt da an ihre Grenzen. Anders als ein PIM: Es lenkt die Kommunikation, Zugriffs- bzw. Freigaberechte innerhalb eines Projekts und ermöglicht die Bearbeitung bzw. Speicherung in Versionen. Das schont Nerven, und spart Zeit und Geld.

Werden Teile der Produktdaten von Dienstleistern bearbeitet?

Dass Produktdaten komplett „inhouse“ erstellt und bearbeitet werden, ist im Zuge der Internationalisierung und des Outsourcens eher ungewöhnlich. Üblich ist eine Beteiligung von externen Dienstleistern und Agenturen. Diese bearbeiten z. B. Bilder, produzieren Produktfotos und übersetzen Texte. Ohne PIM wäre zumindest ein Mitarbeiter gebunden, diese Daten vor der Bearbeitung durch die Externen zusammenzusuchen, Briefings zu erstellen und zu verschicken, die Daten hinterher wieder einzupflegen. Ein PIM  automatisiert diese Arbeitsschritte und stellt ggf. sogar ein Webinterface zur Bearbeitung zur Verfügung.

Gibt es von Ihren Händlern bzw. Kunden Druck, bessere Daten schneller liefern zu müssen?

Kurze Lieferzeiten sind heute Standard. Händler und Geschäftspartner im B2B und Endkunden im B2C sind es gewohnt, möglichst zeitnah nach Auftragsstellung beliefert zu werden. Als Hersteller seinen Händlern noch Produktdaten auf CD und per Post zu liefern, ist heute absolut nicht mehr zeitgemäß. Und dennoch: es gibt diese Art der Datenlieferung noch. Wer wettbewerbsfähig bleiben und seine Datenprozesse moderner und komfortabler gestalten möchte, z. B. mit einem Webinterface, findet bei einem PIM hierfür benutzerfreundliche Anwendung.

Welches PIM-System können und wollen Sie sich leisten?

Die Entscheidung für ein PIM ist natürlich auch eine Frage des Geldes. Ein Businessplan hilft, Ihnen Klarheit darüber zu bekommen, welches PIM-System das richtige für Sie ist bzw. welches in ihr Budget passt. Hierbei sollten auch die Kosten für die technische Implementierung sowie die initiale Befüllung berücksichtigt werden. Eine strukturierte Kalkulation, die auf Basis einer sauberen Anforderungserhebung durchgeführt wird, gibt Ihnen schnell einen Überblick über Nutzen und Kosten einer PIM-Einführung. Sie werden erstaunt sein, wie schnell sich in vielen Fällen die Investition in ein PIM amortisiert.

Sind Ihre Daten fehlerfrei, so dass sie sich sofort finden lassen?                                                                           

Ein PIM kann die Auffindbarkeit in großen Produktdatenbeständen deutlich beschleunigen. Ein PIM mit schnellem, modernem Interface hilft dabei, fehlerhafte Daten direkt zu erkennen. Und nicht nur das: Es gibt sogar automatisierte Absicherungssysteme, die vor falschen Daten warnen. Weil das Kerngeschäft eines PIM-Systems darin besteht, eine valide und konsistente Datenbasis zu schaffen, hat der „Fehlerteufel“ in Ihren Daten keine Chance mehr.

Haben Sie einen großen Bestand von sich ändernden Daten bzw. Produkten mit sich häufig ändernden Merkmalen?

Bei großen Herstellern der Modebranche erscheinen zwölf Kollektionen im Jahr. Immer wieder neue Produkte in unterschiedlichsten Ausführungen müssen also regelmäßig einem Portfolio hinzugefügt werden. Ebenso wie für diesen Wirtschaftszweig gilt auch für viele andere: Je größer und volatiler die Produktdaten sind, desto besser ist es, ein eigenständiges System, wie es PIM ist, dafür vorzuhalten.

Ist ihr Markt einem ständigem Wandel unterworfen, so dass nur schwer abzuschätzen ist, welche Vertriebs-Technologien in den nächsten 5-10 Jahren auf Sie zukommen?

Wohin die Reise im Vertrieb geht, wird immer mehr von den jeweiligen Branchen selbst und den für sie geeigneten Vertriebsmöglichkeiten bestimmt. Treibende Kraft dieses Fortschritts sind die technologischen Innovationen. Um als Unternehmen für die Zukunft gerüstet zu sein, ist es enorm wichtig, sich alle Möglichkeiten offenzuhalten und gleichzeitig eine klare Vertriebs-Linie zu verfolgen. Ein PIM ist genau so eine anpassungsfähige Konstante. Mit ihm lassen sich alle jetzigen und zukünftigen Verkaufskanäle separat bespielen – ohne dass Daten verloren gehen.

Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, warum Sie in Ihrem Unternehmen mit einem System arbeiten, welches Aufgaben eines PIMs ausführt?

Bestes Beispiel hierfür sind ERP-Systeme. Sie enthalten zwar neben wichtigen Daten zu Ressourcen und Geschäftsprozessen auch Produktstammdaten wie Preise oder Verfügbarkeiten. Ein ERP ist in der Regel jedoch nicht dafür gemacht, umfangreiche Produkt- und Mediendaten zu verwalten. Spätestens, wenn die Systeme um umfangreiche Produktattribute oder Mediendaten erweitert werden sollen, stoßen diese Systeme schnell an ihre Grenzen – oder sind nur mit hohem manuellem Aufwand entsprechend anzupassen. Die Systeme wirken häufig schwerfällig, starr und irgendwie „zusammengestrickt“. Da wird ein Typo3-System zu einem PIM umgebaut, obwohl es nicht dafür geeignet ist. Modernere ERP-Systeme werden durch PIM-Funktionen, wie z. B. NAV oder SAP ergänzt, wohlwissend, dass Experten für diese Systeme sehr teuer sind und vieles nicht abgebildet werden kann. Oder: Uralte, nicht dokumentierte ERP-Systeme großer Unternehmen sind eigentlich kaum noch zu erweitern und zu warten. Dennoch wird versucht, Zusatzsysteme anzudocken. Wenn Sie sich hier wiederfinden, sollten Sie dringend ein separates PIM-System implementieren, statt in nicht updatebare und teure Sonderkonfigurationen der bestehenden Systeme zu investieren.

Whitepaper: Die Checkliste für erfolgreiche PIM-Systeme

Sie planen die Einführung eines Product Information Managements (PIM) in Ihrem Unternehmen? In sieben Schritten erklären wir Ihnen, wie Sie ein PIM-Projekt richtig planen und durchführen.