Warum Dein nächstes Festpreisprojekt scheitern wird

Du planst ein Digitalisierungsprojekt, stehst vor dem Relaunch Deiner E-Commerce-Plattform oder bist dabei eine Ausschreibung vorzubereiten? Dann stellst Du Dir unweigerlich die Frage: Welche Form der Zusammenarbeit ist die richtige? Die Antwort kann heute nicht mehr "Festpreis-Projekt" oder "Werkvertrag" sein.

Grundsätzlich stehen bei komplexen Projekten zwei Vertragsarten zur Debatte:

• Festpreis (Werkvertrag)
• Agile Vorgehensweise und Abrechnung nach Aufwand (Dienstleistungsvertrag)

Bis vor einigen Jahren war es üblich, IT- und Digitalisierungs-Projekte auf Festpreis-Basis abzurechnen. Dabei entwickelten Agentur und Kunde in einer vorgelagerten Konzeptionsphase gemeinsam ein Pflichtenheft, auf dessen Basis der Festpreis kalkuliert werden konnte. Der Kunde erwartete also einen definierten Leistungsumfang der zu erstellenden Software zu einem fixen Budget. Beim Dienstleistungsvertrag wiederum wurde das Ergebnis während der Projektlaufzeit gemeinsam erarbeitet und nur die angefallenen Aufwände abgerechnet.  

Schöne Theorie

Mit zunehmendem Digitalisierungsgrad und stärkerer Vernetzung von Systemen werden Projekte jedoch immer komplexer. Die Realisation von geplanten Vorhaben ist kein linearer Prozess. Es ist meist nicht möglich, alle Anwendungsszenarien und Anforderungen der Nutzer sowie technische Schnittstellen und Systeminteraktionen im Vorfeld umfassend und detailliert zu erfassen. Viele Erkenntnisse ergeben sich erst am "lebenden" Objekt. Das macht im Vorfeld festgeschriebene Umfänge und Anforderungen so schwierig.  

Als Digitalagentur erleben wir heute aber noch, dass Kunden auch bei solchen komplexen Vorhaben einen Festpreis-Vertrag wünschen. Das ist in der Theorie sogar nachvollziehbar: Bietet der Festpreis vermeintlich absolute Budgetsicherheit. Und das im Vorfeld erarbeitete Pflichtenheft definiert den - zum Zeitpunkt der Erstellung angenommenen - kompletten Funktionsumfang an das zu entwickelnde Werk. Zudem kommt die Festpreis-Denke den internen Abläufen (Budgetplanung, Einkaufsprozess, Controlling) aus dem standardisierten Beschaffungsprozess sehr entgegen.

In der Realität zeigt sich jedoch häufig: Die Projekte auf Festpreisbasis werden nicht im Budget, der Qualität oder der geplanten Zeit erfolgreich abgeschlossen.

Was sind die Gründe?

• Die Anforderungen ändern sich währen der Projektlaufzeit. Aufgrund der Festpreise-Verträge kann darauf aber nicht oder nur mit teuren Change-Requests reagiert werden.
• Annahmen aus der Konzeption erweisen sich als unvollständig oder werden der komplexen Realität (z.B. bei Schnittstellen) nicht gerecht. Nacharbeiten und aufreibende Diskussionen über die Interpretation des Pflichtenhefts sind die Folge.
• Der Kunde erhält erst nach der vollständigen Entwicklung das Ergebnis zur Abnahme, teilweise erst nach vielen Monaten Entwicklungszeit. Da sind viele gute Ideen aus der Konzeptionsphase nicht mehr relevant, da sich Rahmenbedingungen wie Nutzerbedürfnisse, Geschäftsmodell oder die Marktsituation mittlerweile geändert haben. 

Wir haben daraus gelernt

Auf Basis dieser Erkenntnisse setzen wir bei all unseren Projekten nur noch auf eine agile Arbeitsweise nach SCRUM verbunden mit einer aufwandsbezogenen Vertragsgestaltung. Dabei profitieren Kunden und Agentur von folgenden Vorteilen:

• Hohe Flexibilität während der gesamten Laufzeit
• Laufende Kontrolle und Einflussnahme seitens des Kunden über das zu produzierende Ergebnis und den Einsatz des Budgets
• Kurze Release-Zyklen, um möglichst früh eine funktionsfähige Lösung zu produzieren und Risiken zu minimieren

Fazit: Digitalisierungsvorhaben brauchen Rahmenbedingungen, um schnell und pragmatisch Ergebnisse zu produzieren und um flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Diese Rahmenbedingungen können aber nur agile Projektmethoden und entsprechend flexible Vertragsgestaltungen bieten. Das Festpreis-Modell hat ausgedient. 

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