10 Thesen zum Intranet von morgen

5. Juli 2016
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Der Autor: Marian Möhren

Marian Möhren, Jahrgang 78, ist Geschäftsbereichsleiter und Experte für Digital Workplaces bei kernpunkt. Als Spezialist für Intranet- und Digital-Workplace-Projekte betreut er seit vielen Jahren nationale und internationale Kunden bei allen Themen rund um Mitarbeiterportale.

1. Das Intranet wird zum Digital Workplace: Erst das Zusammenspiel verschiedener Komponenten generiert entscheidende Mehrwerte.

Mitarbeiter sollen und wollen im Intranet Informationen finden, mit Kollegen in Teams zusammenarbeiten, sich vernetzen und sich Themen- oder Interessenbasiert austauschen. In einem Digital Workplace können sie all dies auf einer einzigen Plattform tun, anstatt mehrere Anwendungen bedienen zu müssen. So sind z.B. News, Nachschlage-Infos wie Richtlinien usw., aber auch beispielsweise Projektdateien und -diskussionen in der gleichen Plattform verfügbar. Mechanismen wie Kommentare können aus allen Komponenten aggregiert angezeigt werden, nicht nur aus einzelnen Teilbereichen.

2. Die User Experience ist der entscheidende Akzeptanzfaktor.

Die Mitarbeiter werden einen Digital Workplace nur nutzen, wenn er eine gute User Experience bietet. Im Idealfall ist diese übergreifend über alle redaktionellen Inhalte, Kollaborations- und sozialen Kommunikations-Komponenten, so dass es sich aus Nutzersicht wirklich als eine Plattform anfühlt.

3. Intranet-Suchen werden so intelligent, dass sie relevante Ergebnisse liefern.

Mitarbeiter haben sehr häufig den Eindruck, dass sie über die Intranet-Suche kaum hilfreiche Ergebnisse erhalten. Über intelligente Ranking-Mechanismen, die auch Nutzereingaben und -verhalten auswerten, können Intranet-Suchen zukünftig sichtbar relevantere Treffer liefern.

4. Der Speiseplan ist nicht mehr der meistbesuchte Inhalt im Intranet.

Durch soziale Kommunikations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten werden Gespräche, Aktivitäts-Benachrichtigungen und Inhalte generiert, die für die Mitarbeiter wertvoller sind als der Speiseplan, z.B. die neuesten Aktivitäten aus einem Projektraum oder die Liste der meistgelesenen Inhalte der letzten Woche aus dem eigenen Kollegennetzwerk.

5. Automatisierte, auf Systemintelligenz basierende Vorschläge generieren große Mehrwerte im Intranet.

Durch die Auswertung von Nutzereingaben wie Suchanfragen, Interessen, „Gefällt mir“-Angaben oder auch erstellten Inhalten kann das Intranet automatisch und individuell relevante Inhalte, Konversationen oder Personen vorschlagen und somit zur Wissensvergrößerung beitragen. Bislang bleiben solche wertvollen Informationen oft in den Tiefen des Intranets versteckt.

6. Der Digital Workplace wird zu einer universellen Arbeitsplattform im Unternehmen, über die auch die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern und Partnern läuft.

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Lieferanten usw. gewinnt zunehmend an Bedeutung für Unternehmen. Die in Digital Workplaces existierenden Funktionen und Mechanismen für die interne Zusammenarbeit werden daher zunehmend auch für die Kollaboration mit Externen genutzt. Die Mitarbeiter können dazu eine einzige, universelle Plattform nutzen.

7. Durch internes „Working Out Loud“ erreicht die Nutzung des Digital Workplace ein neues Level.

Die Arbeitstechnik und Denkweise des so genannten „Working Out Loud“, bei der es darum geht, über das Teilen von konstruktivem Feedback und der eigenen Arbeit Netzwerke aufzubauen, die die Arbeit des Einzelnen besser und effizienter machen, wird verstärkt angewendet. Im Unternehmenskontext bietet der Digital Workplace alle dazu notwendigen Funktionen, was seine Nutzung und das digitale Denken der Mitarbeiter auf ein neues Level hebt.

8. Der Digital Workplace wird zum Medium für Corporate Learning.

Corporate Learning findet zunehmend als informelles und selbstgesteuertes Lernen über interne, soziale Kommunikationsfunktionen statt. Da der Digital Workplace ohnehin genau diese Möglichkeiten bietet, wird er zum Medium, auf dem dieses Lernen stattfindet. Parallele Plattformen mit ähnlichen Features werden entsprechend in den Digital Workplace integriert oder gänzlich unnötig.

9. Im Digital Workplace aufrufbare Dashboards mit visualisierten Business-Analytics-Daten liefern echten Mehrwert.

Die zunehmende digitale Datenmenge aus diversen Business-Anwendungen und sonstigen relevanten Datenquellen lässt sich immer besser über Web-basierte Dashboards darstellen und auswerten. Die Integration und Darstellung solcher Dashboards etablieren den Digital Workplace noch mehr als zentrales Arbeitstool, welches auch echten Business-Mehrwert liefert.

10. Kontinuierliche Change-Kommunikation begleitet das Intranet als unverzichtbarer Partner.

Der Digital Workplace als Plattform, die den Wandel zu einer noch digitaleren Arbeitswelt für Mitarbeiter sichtbar werden lässt, macht kontinuierliche Change-Kommunikation noch unverzichtbarer. Die fortlaufenden Veränderungen und neuen Möglichkeiten müssen immer wieder entsprechend erklärt werden, damit sich die Mitarbeiter nicht abgehängt fühlen.

Live Webinar: Intranet-Projekte erfolgreich umsetzen

Den Weg vom einfachen Filesystem zum Intranet haben die meisten Unternehmen erfolgreich gemeistert. Nun stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Ihre internen Arbeits- und Kommunikationsprozesse zu digitalisieren. Denn die Intranets von morgen sind mehr als Informationssilos und kommunikative Einbahnstraßen.

Marian Möhren, Digital Workplace Bereichsleiter bei kernpunkt, wird Ihnen in einem 30-minütigen Live-Vortrag erklären, wie ein sinnvolles Projektvorgehen aussehen kann.

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